Le pilote assurera la coordination de l’ensemble des projets du portefeuille. Il mettra en place une gouvernance et un mode d’organisation efficace et partagé reposant de manière innovante sur une charte de coopération.

Cette gouvernance et ce mode d’organisation s’articuleront principalement autour d’un comité de pilotage qui se réunira une à deux fois par trimestre. Celui-ci sera animé par le coordinateur affecté au projet. Il réunira les opérateurs chefs de file des projets constitutifs et selon les matières abordées, des opérateurs partenaires et/ou associés ainsi que d’autres techniciens ou prestataires experts.

Le comité de pilotage aura pour vocation première de faire converger les projets constitutifs vers l’objectif commun du portefeuille. Il devra coordonner, valider, assurer le suivi et l’évaluation des modules de travail développés par le projet pilote et par chacun des projets, tout en préparant, avec les chefs de file, les comités d’accompagnement INTERREG transfrontaliers semestriels des projets et du portefeuille. Il mettra en œuvre des actions destinées à rendre plus efficaces tant l’organisation que la coordination, la gestion et la pérennisation du portefeuille. Il établira en outre les meilleures interactions avec d’autres projets Interreg des programmations (France Wallonie Vlaanderen ou Grande Région), et dans lesquels le GEIE ou d’autres opérateurs des projets constitutifs sont partenaires.

En complément de l’animation du comité de pilotage, le pilote organisera des rencontres inter-projets sur différents sujets stratégiques partagés par les projets (groupes de travail, séminaires, journées de formation…). Ces rencontres auront pour vocation de faciliter les interactions entre projets, la co-construction d’actions, sans oublier l’accroissement des compétences des chefs de projets et autres personnes concernées au sein des opérateurs du portefeuille.

Le pilote participera également, et très régulièrement, aux comités techniques des projets constitutifs, en vue d’assurer d’une part, la mise en œuvre des activités du module de travail “communication et promotion” (communes à l’ensemble des projets constitutifs), et d’autre part, les meilleures synergies entre activités de l’ensemble des projets constitutifs.

Il réunira enfin une à deux fois par an les directions des opérateurs chefs de file afin de les informer non seulement du bon suivi des activités, mais aussi du respect ou non de la charte de coopération.

Dans le prolongement du comité de pilotage et des rencontres inter-projets, quatre comités thématiques complémentaires seront mis en place et animés par le pilote. Ils utiliseront les outils développés dans l’activité 1.3 pour le compte du pilote et des projets constitutifs.

Ces comités thématiques seront les suivants :

Comité administratif et comptable du portefeuille
Y sont données en continu dès les premiers mois du projet, et en partenariat avec les opérateurs agréés du projet ATC, des formations tant sur les outils de gestion partagés du portefeuille que sur les règles comptables et administratives Interreg, françaises et wallonnes notamment. Ce comité permettra également d’assurer :
– un suivi général des dépenses et déclarations de créance selon les normes et autres procédures réglementaires du programme Interreg VI FWV.
– un suivi de la bonne mise en œuvre administrative et comptable des activités dont le reporting.
– un échange d’informations et de bonnes pratiques.

Comité de veille stratégique et de mesure
Ce comité se réunira une à deux fois par an. Il rassemblera les chefs de file et autres experts en la matière selon les sujets abordés. Il sera chargé de mettre en place, pour les besoins de l’Observatoire du portefeuille (activité 1.5), des instruments de mesure destinés à nourrir une étude innovante portant sur le concept de la chaîne de valeur de l’impact du portefeuille.

Parallèlement, ce comité réalisera une veille stratégique globale portant sur les enjeux et défis pour l’Ardenne transfrontalière tels que définis précédemment selon les trois piliers du développement durable. Il s’appuiera pour cela sur les travaux de veille menés par chacun des projets constitutifs dans leurs thématiques. La veille dans le tourisme visant à s’informer sur les offres, les tendances et les innovations les plus récentes, ce comité collaborera plus spécifiquement et plus étroitement avec les opérateurs du projet ATLAB dont ceux issus de l’Enseignement supérieur (voir Module de travail “Prospective, innovation et veille territoriale”).

Comité de la marque « Ardenne Etonner Enchanter »
Ce comité veillera à ce que la marque territoriale de l’Ardenne devienne un multiplicateur encore plus puissant de partage, de bien-être, d’imagination et d’authenticité au service du positionnement marketing de la destination et au service de tous les enjeux du portefeuille de projets. Il se réunira au moins 4 fois par an et rassemblera selon les points à l’ordre du jour, différents opérateurs issus des projets constitutifs.

Comité de communication et promotion
Y seront développées les différentes activités de communication prévues par le projet pilote dans son module de travail 2. Il se réunira autant que nécessaire et rassemblera les chefs de file et autres opérateurs des projets constitutifs, ainsi que d’autres personnes expertes selon les besoins.

Le projet pilote entend coordonner efficacement le portefeuille en suscitant les plus grandes interactions entre ses projets constitutifs. Pour ce faire, il pourra s’appuyer sur les outils de gestion et d’observation créés en INTERREG V, tout en les adaptant selon de nouveaux modes d’échange et de mobilisation plus innovants. Trois grands types d’outils sont à dénombrer.

Une plateforme “drive” destinée à centraliser l’information dont celle liée à la gestion administrative et comptable
Elle réunira en un point unique les informations pertinentes concernant les projets du portefeuille. Celles-ci y seront collectées et mises à jour régulièrement par les chefs de file sur base de l’expérience acquise en Interreg . Cette plateforme permettra aux chefs de file et à l’ensemble des opérateurs de disposer :
– d’une vue d’ensemble, en temps réel, de l’état d’avancement des ressources financières utilisées ;
– de tous les contenus à partager (PVs, marchés publics, cahiers des charges, prestataires à consulter par thématique, infos diverses sur la règlementation du programme, etc.).

Un outil de gestion et de suivi des activités et des tâches. Une application logicielle sera déployée afin d’aider les opérateurs et salariés engagés dans les activités, à organiser, prioriser et suivre leur travail quotidien. Cet outil vise à rationaliser le travail en offrant une plateforme centralisée où chacun des collaborateurs des projets pourra créer, assigner, suivre et achever des tâches de manière efficace. Cet outil permettra également d’assurer un suivi général de l’avancée des activités des projets du portefeuille.

Un espace partagé dédié à la gestion des ressources humaines du portefeuille en lien avec la charte de coopération. Il aura pour objectif :
– d’ACCOMPAGNER les opérateurs durant leur phase de recrutement (rédaction de fiche de poste, formation des personnes engagées aux règles du programme via des fiches pratiques et tutos – voir activité 1.2) ;
– d’OPTIMISER efficacité et économies d’échelle entre les personnes engagées (mutualisation des moyens, partage des compétences et des expériences via un tableau de compétences partagé, recensement des salles et autres équipements disponibles, etc.) ;
– de rechercher des MOYENS d’ECHANGE capables de réduire l’impact environnemental (plateforme de covoiturage interne au portefeuille, agenda partagé des réunions conjointes, achat groupé de solutions pour l’organisation de visioconférences et/ou webinaires pour limiter les réunions en présentiel…);
– de mettre en place au bénéfice du module de travail dédié à la formation dans ATC, un CATALOGUE de FORMATIONS nécessaires à l’ensemble des personnes engagées dans les projets constitutifs selon leur métier et compétence.

Tout d’abord, le projet pilote fédérera par des rencontres régulières, l’ensemble des acteurs du territoire autres que ceux issus des opérateurs du projet (publics et privés) autour des enjeux du portefeuille. L’objectif est de les inclure dans la dynamique et de les amener à soutenir au maximum les activités de l’ensemble des projets constitutifs.

Pour y parvenir, il pourra largement compter sur l’important réseau de partenaires du GEIE Destination Ardenne que sont :
– les membres financeurs anciens et nouveaux ;
– les près de 900 adhérents à la marque Ardenne issus des secteurs privé et public ;
– les plus de 4000 ambassadeurs de la communauté Mon Ardenne.

Ensuite, il est à noter que le GEIE est désormais considéré, par un très grand nombre d’acteurs du territoire, comme un interlocuteur incontournable, expert dans le montage et le suivi des projets européens. Il est, à ce titre, très régulièrement sollicité par les opérateurs touristiques belges et français (plus largement économiques et culturels) afin de les accompagner dans l’élaboration et la mise en oeuvre de leurs coopérations transfrontalières (simples partenariats, microprojets et projets INTERREG, autres dispositifs leader, etc.).

Le projet pilote s’appuiera enfin sur les coopérations engagées dans le cadre de la Stratégie de l’Ardenne Transfrontalière (SArT) pilotée par IDELUX et dont le GEIE Destination Ardenne est partenaire. Ces interactions au sein du SArT avec d’autres opérateurs que ceux du portefeuille, dans d’autres secteurs que le tourisme, permettront au pilote d’atteindre sans doute plus facilement les objectifs du portefeuille. Les liens que le pilote créera dans ce cadre, à travers différentes réunions et rencontres, toucheront par exemple, à la Santé, la Mobilité, l’Économie, l’Enseignement ou la Culture. AGL pourra ainsi collaborer si nécessaire avec d’autres opérateurs de la Santé et du Handicap. ATRT pourra croiser plus largement des producteurs de Terroir. AITIMI profitera des connexions avec le secteur de la Mobilité (SNCB, SNCF, TEC) afin d’optimiser par exemple l’information relative à l’intermodalité transfrontalière d’un point de vue touristique. ATC de son côté, pourra s’appuyer sur le réseau économique mobilisé par la SArT.

Cet observatoire doit être vu comme un véritable outil permanent au service du comité de pilotage en termes de management, d’ajustement et de prise de décision. Il sera construit et alimenté en données par le comité thématique de veille stratégique, de mesure et d’observation en lien étroit avec les opérateurs du projet ATLAB (module de travail dédié à la prospective, l’innovation et la veille territoriale).

Des instruments de mesure et d’appréciation seront développés au sein de cet observatoire, tout au long du projet, afin de juger :
– si les objectifs ont été atteints au regard des indicateurs de réalisations et de résultats fixés préalablement pour chacun des projets du portefeuille, mais aussi au regard des plus-values transfrontalières recherchées ;
– si la dynamique territoriale globale intègre avec force l’ambition transfrontalière du portefeuille telle que définie dans la partie C1 de ce dépôt.

Les instruments de mesure et d’appréciation seront par ailleurs utilisés dans le cadre d’une importante étude que le pilote entend porter à travers cette activité. Cette étude tournera autour du concept innovant de l’impact social des activités, défini comme la somme des différentiels générés par ces activités dans les chaînes de valeur des parties prenantes identifiées, directes et indirectes. Elle comprend des étapes qui sont celles d’un portefeuille de projets INTERREG : RESSOURCES > ACTIVITES > REALISATIONS > RESULTATS > IMPACT.
Plus concrètement, l’étude décrira les différentes étapes et processus impliqués dans la création, la mesure et la gestion de l’impact social ou environnemental du portefeuille. La chaîne de valeur qui fera l’objet de l’étude permettra de mieux comprendre comment les activités des projets constitutifs du portefeuille créent de la valeur sociale ou environnementale tout au long de leur parcours, de la conception à la mise en œuvre, en passant par la mesure et la communication des résultats.

Le financement de cette étude sera assuré conjointement par le projet pilote et les cinq projets constitutifs du portefeuille. En ce qui concerne sa réalisation, les opérateurs du portefeuille réunis au sein du comité de veille stratégique, de mesure et d’observation feront appel à un cabinet spécialisé. Ils pourront compter sur l’appui méthodologique des Hautes Ecoles et autres Universités mobilisées dans le cadre du projet ATLAB en tant qu’opérateurs partenaires ou associés.

Le pilote se chargera de communiquer, le plus largement possible, sur le portefeuille de projets et tout particulièrement sur les résultats de l’ensemble de ses projets constitutifs. Cette information portera également sur le programme Interreg VI France-Wallonie-Vlaanderen.

Les actions de communication seront mises en place en collaboration avec les chefs de file et les opérateurs des projets constitutifs. Elles devront être originales et suffisamment ambitieuses pour capter efficacement l’attention des publics cibles que sont habitants, entreprises, élus et acteurs socio-professionnels de la zone éligible. A cette fin, le pilote pourra compter sur les outils de communication développés lors de la précédente programmation comme le site pro, le portail d’attractivité et le logiciel d’envoi de newsletters.

Complétant celles du module de communication de chacun des projets constitutifs (conférences de presse, événement de clôture et autres inaugurations), les actions de communications envisagées prendront la forme :
d’un nouveau site web d’information sur le portefeuille au sein duquel sera créée une carte interactive présentant les avancées des activités par territoire.
– d’une ligne graphique commune et de formats communs pour les présentations des activités du portefeuille et de ses projets constitutifs.
– de supports de communication communs (brochure, guide info, newsletters, pages web, roll-up, …).
– de conférences de presse lors des événements organisés par le pilote sous le contrôle du comité de pilotage (les fichiers des contacts médias seront mutualisés afin de communiquer le plus efficacement possible).
– de communiqués, dossiers de presse, publi reportages communs diffusés lors des conférences de presse, lors de réunions publiques, sur le nouveau site web d’information du portefeuille et sur tous les canaux de communication de la Destination Ardenne en ce compris ceux des opérateurs du portefeuille (sites web propres, newsletters, bulletins de liaison, lettres et/ou magazine d’information, etc.).
– de voyages de presse transfrontaliers portant sur les filières et autres thématiques développées par les projets du portefeuille en appliquant, à cette occasion, une démarche de développement durable (co-voiturage, circuit faible taux CO2, valorisation des mobilités douces et produits locaux, etc.).
– d’un partenariat avec les TV locales et/ou chaînes YouTube (sur les deux versants) tant pour informer sur les avancées du portefeuille que pour couvrir les grands évènements organisés par le pilote et les projets constitutifs.

Le pilote veillera, par ailleurs, à ce que toutes ces actions soient relayées par le site du programme Interreg VI F-W-VL. Il réalisera enfin, tout comme lors de la précédente programmation, un recueil annuel des retombées médias (type press-book) pour le portefeuille et l’ensemble de ses projets constitutifs.

Afin de capter efficacement l’attention du public cible (habitants, entreprises, élus et acteurs socio-professionnels de la zone éligible), seront organisées par le pilote, tout au long de la durée du portefeuille de projets, de grandes journées de rencontres et de mobilisation autour du portefeuille de projets.

Elles réuniront, aux côtés des opérateurs du portefeuille, les partenaires du GEIE (acteurs socio-économiques, adhérents à la marque, ambassadeurs de l’Ardenne, collectivités et autres structures (SArt, MOT, ADL …).

Ces événements seront l’occasion de mettre en lumière toutes les réalisations du portefeuille.

Le comité de pilotage du portefeuille sera à la manœuvre en collaboration avec tous les opérateurs du portefeuille.

Au cours du projet, sont prévues quatre nouvelles Rencontres de l’Ardenne (éditions 5 à 8). Elles se tiendront chaque année de part et d’autre de la frontière. Vu leur succès, elles seront la vitrine des projets constitutifs du portefeuille et de leurs objectifs. Séances d’information, ateliers et conférences de presse sont au programme et porteront sur les diverses thématiques et autres enjeux du portefeuille.

A la demande des projets constitutifs, d’autres journées d’information, d’autres rencontres seront également organisées par le pilote sur différents territoires de la zone d’impact. Des roadshows transfrontaliers ou des rencontres en format numérique (visioconférence et/ou webinaires) permettront de renforcer plus encore la sensibilisation et la mobilisation transfrontalière sur des thématiques propres et spécifiques aux projets, en allant au plus près des territoires tout en limitant au maximum les déplacements des participants.

Enfin, il est attendu que le pilote participe à l’organisation non seulement des événements de clôture des projets constitutifs, mais aussi aux inaugurations spécifiques des projets AITIMI et AGL.

Dans cette activité, le pilote sera chargé de développer et intégrer au sein des sites web existants de la destination, de nouveaux outils de type widgets.

Ces outils seront ainsi réalisés au service de la communication des offres et services qui auront été structurés par les projets constitutifs autour notamment de l’innovation (ATLAB), l’inclusion (ARTRT et AGL), l’accessibilité (ATRT et AGL), santé et bien-être (AGL), l’accueil et l’information pratique (ATC et ATLAB), les itinéraires vélo et pédestres transfrontaliers (AITIMI et ATRT), etc.

Ils serviront globalement la communication et la promotion de la destination en tant que destination durable. Dès lors, ces développements seront entrepris en tenant compte des modèles et autres référentiels de tourisme durable choisis par le projet ATRT (Passeport Vert, Green Destination ou Europark par exemple). 

Ils seront en grande partie alimentés par l’agrégateur de bases de données SINAT (Système d’Information Numérique de l’Ardenne Transfrontalière) développé en Interreg V.

Il sera également mis en place des blogs et autres forums en ligne pour faciliter les échanges et renforcer la communication autour des thématiques propres aux projets constitutifs, comme l’inclusion (accueil des personnes fragiles à besoin spécifique, accès aux personnes en situation de précarité …), la transition des organisations, la transition numérique, etc.

D’autres widgets seront également mis en place pour informer sur les services proposés sur chacun des territoires Ardennais, en France et en Belgique, pour faciliter, par exemple, la mobilité douce, les déplacements sans voiture, pour informer sur les sites pouvant recevoir des personnes fragiles à besoin spécifiques…

En parallèle, il est envisagé, dès la deuxième année du projet, une mise à niveau du site web de promotion de la destination transfrontalière (www.visitardenne.com) afin qu’il puisse intégrer au mieux l’ensemble des nouveaux outils évoqués.

Enfin, le pilote prendra en compte les nouvelles tendances et pratiques destinées à limiter l’impact environnemental dans tous les développements numériques qu’il lancera. Il veillera également à ce que ceux-ci tiennent compte de l’accessibilité web (troubles de la vue, de l’ouïe, etc.).

Les outils développés dans le cadre de l’activité 2.3, seront enrichis par un très grand nombre de contenus transfrontaliers commandés par le projet pilote pour le compte des projets constitutifs.

Il sera tout d’abord réalisé un inventaire des contenus existants (créés pour partie en Interreg IV et V) selon les thématiques des différents projets.

Sur base de ce premier inventaire, seront produits de nouveaux contenus pour la plupart quadrilingues (français, néerlandais, allemand et anglais). Il s’agira principalement de textes, de photos, de vidéos, de témoignages d’habitants, d’ambassadeurs, de visiteurs, d’experts, de professionnels de la destination.
Ceux-ci informeront sur :

1. les professionnels du tourisme engagés dans une démarche de développement durable ;
2. les offres et services transfrontaliers répondant aux attentes des publics à besoins spécifiques, et/ou en situation de handicap ;
3. les activités transfrontalières accessibles à un public plus précarisé ;
4. les modes de déplacements durables (transports en commun, déplacements doux, bornes de rechargements électriques et aires de covoiturage, etc.) ;
5. les flux dans les espaces naturels protégés (limitation des accès, orientation vers d’autres sites de part et d’autre de la frontière, etc.) ;
6. les itinéraires à vélo proposés (réseaux points-nœuds transfrontaliers, itinéraire “route de la mer à l’Ardenne”, boucles franco-belges de la Meuse, itinéraires à pied transfrontaliers (Leading Qualilty Trail), etc. ;
7. les offres et services portant sur les bienfaits physiologiques, psychologiques et cognitifs de la nature sur la santé dont notamment les activités sportives transfrontalières « Sport-Santé-Nature » ;
8. les informations de santé publique liées aux activités de tourisme en général ;
9. Les activités et autres sites touristiques et culturels innovants engagés dans une démarche de transition numérique, de l’accueil, de l’offre et des organisations ;
10. les offres et services innovants qui auront été détectés et sélectionnés par le projet ATLAB pourront être valorisés via des reportages (textes, photos, vidéos) incluant des portraits d’acteurs engagés dans une démarche d’innovation, la description de sites pilotes. A noter que ces contenus seront créés en complément de ceux déjà réalisés pas le projet ATLAB pour alimenter son catalogue des expériences singulières et sa carte d’étonnement de la destination.

Dans un souci d’efficience et d’efficacité, le pilote veillera systématiquement à ce que l’ensemble des contenus créés soient diffusés le plus largement possible via ses propres canaux de communication, ceux des opérateurs engagés dans les projets constitutifs du portefeuille et ceux des très nombreux partenaires de la destination transfrontalière. Il veillera à ce que ce certains contenus réalisés puissent servir plusieurs projets et/ou plusieurs activités à la fois.

A travers cette activité, le pilote assurera la promotion touristique des offres et services développés par les projets constitutifs. Les cibles prioritaires sont les habitants de la zone éligible et les touristes situés dans un rayon de 300 Km.

Une stratégie de communication s’appuyant sur le plan marketing du GEIE sera élaborée et portée par le pilote et son comité thématique “communication et promotion” (activité 1.2). Elle prendra la forme d’une communication de type 360° centrée sur les outils web de la Destination Ardenne, et comprenant site web promotionnel, réseaux sociaux, newsletters, actions presse, GRC, éditions de brochures et cartes, street marketing et autres événements.

Parmi les outils périphériques, bon nombre ont été déployés en Interreg V. Ils seront récupérés. On peut citer :
– sites web grand public ;
– réseaux sociaux ;
– logiciel de newsletters ;
– nouvel agrégateur de bases de données SINAT (Système d’Information Numérique de l’Ardenne Transfrontalière).

A ceux-ci s’ajouteront les outils web développés dans l’activité 2.3. Tous valoriseront les contenus (textes, photos, vidéos, etc.) réalisés dans le cadre de l’activité 2.4.

Concrètement, un plan de communication portant sur les quatre années du projet sera rédigé. Il comprendra notamment :
– Des campagnes de communication de type e-marketing (SEO, SEA, réseaux sociaux, etc.).
– La création et la diffusion de supports papiers de type magazines, brochures, flyers, cartes, etc.;
– L’organisation de plusieurs opérations annuelles de promotion événementielle grand public de type street marketing.
– La participation à des événements de type foires et salons thématiques.
– des partenariats avec des structures de commercialisation belges, françaises ou étrangères ;
– l’activation des relations presse et médias sur base notamment du réseau de blogueurs et influenceurs mobilisés en INTERREG V.

Par ailleurs, afin d’une part de renforcer la présence de l’Ardenne transfrontalière sur le terrain (événements ardennais comme les foires, festivals, marchés, rassemblements divers, etc.) et d’autre part, de mettre en œuvre plus facilement des actions de type street marketing, le pilote se dotera d’un véhicule électrique adapté aux couleurs de l’Ardenne et des cofinanceurs. Il sera aménagé pour recevoir du public et informer très largement sur les activités des projets du portefeuille, mais aussi sur les offres et services qu’il générera.

Ce véhicule sera également mis à la disposition de tous les opérateurs du portefeuille afin de les aider dans la mise en œuvre de leurs activités principalement de sensibilisation, d’accompagnement et de formation, dans les transitions qui sont les leurs (durable, santé publique, accessibilité, inclusion, mobilité, innovation, numérique, offre, organisation et accueil). Il pourra tout autant servir à des actions collectives (séances d’information et rencontres organisées de la zone d’impact) sous la forme d’un roadshow transfrontalier.